TL; DR: Wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren

In diesem Artikel decken wir typische Wege auf, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren, von ĂŒberzogenen Leistungsversprechen ĂŒber schlechte Risikokommunikation bis hin zur VernachlĂ€ssigung von Stakeholder Feedback. DarĂŒber hinaus werden wir aber auch Strategien zur Überwindung dieser Anti-Muster erkunden, wie wir durch den Aufbau von Vertrauen, die Abstimmung von PrioritĂ€ten und die Verbesserung der Zusammenarbeit eine erfolgreiche Produktentwicklung auf die Beine stellen können.

Neun Anti-Muster, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren

Die folgende Liste soll Scrum-Teams ein klares VerstĂ€ndnis fĂŒr hĂ€ufige Fehler im Umgang mit Stakeholdern vermitteln und praktische RatschlĂ€ge zur Verbesserung dieser Beziehungen geben, um bessere Ergebnisse und eine effektivere Zusammenarbeit zu erreichen:

Mehr versprechen als geliefert werden kann:Manifestation: Teams verpflichten sich zu mehr Arbeit, als realistischerweise innerhalb eines Sprints abgeschlossen werden kann, was zu unerfĂŒllten Erwartungen seitens der Stakeholder fĂŒhrt.Perspektive der Stakeholder: Stakeholder sind auf die Zusagen des Scrum-Teams angewiesen, um ihre AktivitĂ€ten zu planen und die Erwartungen ihrer Kunden und Vorgesetzten zu erfĂŒllen. Wenn Teams zu viele Versprechungen machen und zu wenig liefern, werden diese PlĂ€ne durchkreuzt. Es untergrĂ€bt das in das Team gesetzte Vertrauen in die ZuverlĂ€ssigkeit, da die Stakeholder deswegen wahrscheinlich mit negativem Feedback konfrontiert werden, was sich möglicherweise auf ihre Karriereperspektiven auswirkt, obwohl sie von anderen Teams fĂŒr die Lieferung abhĂ€ngig sind. Die Verantwortung fĂŒr das Scheitern liegt dann bei ihnen.Erster Schritt: Initiieren Sie eine grĂŒndliche ÜberprĂŒfung der KapazitĂ€ten und LieferfĂ€higkeiten des Teams, um die zukĂŒnftige Planung zu verbessern. Zwar erwartet niemand „prĂ€zise Prognosen“, aber ein angemessenes Vertrauen in die Prognosen wird erwartet. FĂŒhren Sie mit den Beteiligten transparente Diskussionen darĂŒber, was realistischerweise erreichbar ist, und berĂŒcksichtigen Sie dabei die aktuelle KapazitĂ€t, die FĂ€higkeiten und mögliche Hindernisse des Teams. Dieser Ansatz fördert das Vertrauen durch Ehrlichkeit und realistische Planung.Unzureichende Einbeziehung von Stakeholdern:Manifestation: Scrum-Teams beziehen die Stakeholder nicht ausreichend in den Entwicklungsprozess ein, insbesondere wĂ€hrend der Sprint Reviews.Perspektive der Stakeholder: Eine effektive Einbindung stellt sicher, dass die Stakeholder informiert sind und ein Mitspracherecht im Entwicklungsprozess haben. Eine unzureichende Einbindung fĂŒhrt dazu, dass sie sich ausgegrenzt fĂŒhlen und die Relevanz und die Ausrichtung der Arbeitsergebnisse des Teams auf ihre tatsĂ€chlichen BedĂŒrfnisse in Frage stellen. Dies kann zu einer geringeren UnterstĂŒtzung fĂŒhren oder den Nutzen von Scrum selbst in Frage stellen. (Bitte beachten Sie: Wir werden nicht dafĂŒr bezahlt, Scrum zu praktizieren, sondern dafĂŒr, die Probleme unserer Kunden im Rahmen der gegebenen EinschrĂ€nkungen zu lösen und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit des Unternehmens beizutragen.)Erster Schritt: Erstellen Sie einen strukturierten Beteiligungsplan, der ĂŒber die Einladung zu den ĂŒblichen Sprint Review Sessions hinausgeht und regelmĂ€ĂŸige Kontaktpunkte und Feedback-Möglichkeiten mit den Stakeholdern vorsieht. Der Plan sollte die Einbeziehung und das aktive Einholen von BeitrĂ€gen in den Vordergrund stellen, um sicherzustellen, dass die BedĂŒrfnisse und Erwartungen der Stakeholder kontinuierlich in den Arbeitsablauf des Teams integriert werden. Eine ausgezeichnete Praxis in dieser Hinsicht sind beispielsweise gemeinsame User Story Mapping-Workshops. Erfahren Sie mehr ĂŒber Stakeholder-Kommunikation hier.Mangelhafte Kommunikation von Risiken und Problemen:Manifestation: Teams vermeiden es, potenzielle Risiken und Probleme mit Stakeholdern zu besprechen, in der Hoffnung, sie intern lösen zu können.Perspektive der Stakeholder: Da Scrum Transparenz verspricht, erwarten die Stakeholder, dass sie ĂŒber potenzielle Risiken und Probleme informiert werden; eine ausgezeichnete Methode zur Risikominderung. Das Verschweigen dieser Tatsachen kann jedoch zu unerwarteten Wendungen fĂŒhren, so dass sich die Stakeholder getĂ€uscht fĂŒhlen und die IntegritĂ€t des Teams und seine FĂ€higkeit, Herausforderungen proaktiv zu bewĂ€ltigen, in Frage stellen. Außerdem können sich Kommunikationsfehler direkt auf die Karriereaussichten der Stakeholder auswirken, insbesondere bei wichtigen Projekten oder Produkten.Erster Schritt: Entwickeln Sie eine Strategie fĂŒr die Risikokommunikation, die regelmĂ€ĂŸige Updates zu potenziellen Problemen und PlĂ€nen zu deren Behebung beinhaltet. Diese Strategie sollte auf Offenheit und gemeinsame Problemlösung abzielen und die Beteiligten dazu einladen, ihre Erkenntnisse und ihre UnterstĂŒtzung einzubringen, um so eine Partnerschaft zu stĂ€rken, die auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt beruht. Engagierte Sprint Review-Sitzungen und regelmĂ€ĂŸige gemeinsame Retrospektiven von Stakeholdern und Scrum-Team sind ein guter Anfang. Erfahren Sie mehr ĂŒber Stakeholder-Retrospektiven hier.Ignorieren von Stakeholder-Feedback:Manifestation: Scrum-Teams versĂ€umen es, das Feedback der Stakeholder wĂ€hrend oder nach den Sprint Reviews zu berĂŒcksichtigen oder adĂ€quat darauf einzugehen.Perspektive der Stakeholder: Stakeholder geben Feedback auf der Grundlage ihres Fachwissens, ihrer Erfahrung und ihres VerstĂ€ndnisses der KundenbedĂŒrfnisse. Das Ignorieren dieses wertvollen Inputs kann zu Ergebnissen fĂŒhren, die nicht mit den Anforderungen des Marktes oder den GeschĂ€ftszielen ĂŒbereinstimmen und den wahrgenommenen Wert der Arbeit des Scrum-Teams schmĂ€lern.Erster Schritt: Schaffen Sie einen Feedback-Mechanismus, um das gesamte Feedback der Stakeholder zu erfassen, zu bewerten und angemessen zu behandeln. Dieser Mechanismus sollte eine transparente Kommunikation darĂŒber beinhalten, wie das Feedback eingearbeitet wird oder warum bestimmte VorschlĂ€ge nicht umgesetzt werden können, um ein Umfeld des gegenseitigen Respekts und VerstĂ€ndnisses zu erhalten. Ein hervorragendes Instrument fĂŒr diesen Zweck ist ein transparentes System, das Feedback, VorschlĂ€ge oder Anforderungen in das Product Backlog eines Scrum-Teams einfließen lĂ€sst.Mangelnde Sichtbarkeit in Sachen Fortschritt:Manifestation: Scrum-Teams versĂ€umen es, klare und verstĂ€ndliche Updates ĂŒber den Fortschritt auf dem Weg zum aktuellen Produktziel zu liefern, lassen die Stakeholder im Ungewissen und tragen zur allgemeinen Unsicherheit in einer komplexen Umgebung bei.Perspektive der Stakeholder: RegelmĂ€ĂŸige Fortschrittsberichte sind fĂŒr die Stakeholder wichtig, damit sie Vertrauen in die Richtung und die Leistungen des Teams haben. Ein Mangel an Transparenz kann zu Unsicherheit und Ängsten fĂŒhren, was das Vertrauen in die FĂ€higkeit des Teams, die Ziele zu erreichen, untergrĂ€bt und die FĂ€higkeit der Stakeholder verringert, das Projekt zu unterstĂŒtzen und zu befĂŒrworten.Erster Schritt: Nutzen Sie Tools und Dashboards, um in Echtzeit transparente Einblicke in den Fortschritt und die Herausforderungen des Teams zur VerfĂŒgung zu stellen. Stellen Sie sicher, dass diese Tools auch fĂŒr nicht-technische Stakeholder zugĂ€nglich und verstĂ€ndlich sind, damit sie die Entwicklungen genau verfolgen können und sich ĂŒber die Fortschritte des Teams auf dem Weg zum Produktziel sicher fĂŒhlen. Neben speziellen Informationsradiatoren, die auf die InformationsbedĂŒrfnisse der Stakeholder zugeschnitten sind, kann ein Team zusĂ€tzliche Taktiken anwenden, wie z. B. Zugang zu seinem Produkt-Backlog gewĂ€hren, möglicherweise Einladungen zu Daily Scrum-Sitzungen aussprechen, wenn das Team dies einstimmig unterstĂŒtzt, gute alte Berichte und internen Newsletter erstellen oder ein Teamtagebuch in Form eines Blogs, einer Confluence-Seite oder sogar eines GitHub-Repository fĂŒhren.Verfehlte PrioritĂ€ten:Manifestation: Scrum-Teams priorisieren die Arbeit nach ihrer Wahrnehmung und nicht nach Wert aus Sicht der Stakeholder oder des Unternehmens, was zu falsch ausgerichteten Ergebnissen fĂŒhrt.Perspektive der Stakeholder: Die Stakeholder erwarten, dass sich das Team auf die Bereitstellung des höchsten GeschĂ€fts- und Kundenwerts konzentriert. Wenn die PrioritĂ€ten nicht aufeinander abgestimmt sind, signalisiert dies eine Diskrepanz zwischen den AktivitĂ€ten des Teams und den allgemeinen Unternehmenszielen, was zu Frustration fĂŒhrt und die strategische Ausrichtung des Teams in Frage stellt. DarĂŒber hinaus kann die falsche Ausrichtung dazu fĂŒhren, dass die UnterstĂŒtzung fĂŒr ein Scrum-Team nachlĂ€sst, was möglicherweise zu einer Streichung von Mitteln fĂŒhrt.Erster Schritt: FĂŒhren Sie einen Workshop zur Ausrichtung der PrioritĂ€ten mit den wichtigsten Stakeholdern durch, um deren Vision, Ziele und Erwartungen zu verstehen. Nutzen Sie dieses VerstĂ€ndnis, um die Erstellung des Produktziels eines Scrum-Teams, des Product Backlogs und folglich kĂŒnftiger Sprint Planning-Sitzungen zu steuern. Stellen Sie so sicher, dass die BemĂŒhungen des Teams direkt zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Ausgezeichnete Hilfsmittel fĂŒr diesen Zweck sind Visualisierungstools wie der Product Strategy Canvas, der Business Model Canvas oder der Product Goal Canvas. Fehlgeleitete Erwartungshaltung:Manifestation: Scrum-Teams definieren oder kommunizieren nicht klar, was innerhalb eines Sprints erreichbar ist und setzen damit unrealistische Erwartungen.Perspektive der Stakeholder: Klare Erwartungen an die Sprint-Ziele sind fĂŒr die Zufriedenheit der Stakeholder von grundlegender Bedeutung. Wenn diese Erwartungen nicht erfĂŒllt werden, kann dies zu EnttĂ€uschungen fĂŒhren und den Eindruck erwecken, dass das Team keinen Mehrwert liefert. Dies wirkt sich auf den Ruf des Teams und das Vertrauen der Stakeholder aus und kann zu mehr Überwachung und Mikromanagement durch die Stakeholder fĂŒhren, zum Beispiel in Form von auferlegten Deadlines.Erster Schritt: Investieren Sie in die Ausrichtung der Stakeholder und des Scrum-Teams auf die gemeinsamen GeschĂ€ftsziele. Helfen Sie dem Scrum-Team zu verstehen, was aus Sicht des Unternehmens und des Kunden am wĂŒnschenswertesten ist. Gleichzeitig helfen Sie als Team den Stakeholdern, auch den nicht-technischen, zu verstehen, was in welchem Zeitrahmen technisch machbar ist. Helfen Sie ihnen auch zu verstehen, welche Änderungen das Team vornehmen mĂŒsste, z. B. in Bezug auf FĂ€higkeiten, Teamzusammensetzung, Tools oder Architektur, um die Kluft zwischen den Ambitionen der Stakeholder und einer realistischen Lieferung zu verringern.VernachlĂ€ssigung von nicht-technischen Stakeholdern:Manifestation: Scrum-Teams konzentrieren sich ausschließlich auf technische Aspekte und versĂ€umen es, sich mit den Stakeholdern ĂŒber geschĂ€ftliche Belange oder Benutzererfahrungen auszutauschen.Perspektive der Stakeholder: Alle Stakeholder haben unabhĂ€ngig von ihren technischen Kenntnissen ein persönliches Interesse am Erfolg des Projekts. Die VernachlĂ€ssigung nicht-technischer Interessenvertreter kann zu mangelnder Akzeptanz und UnterstĂŒtzung fĂŒhren, da sie das GefĂŒhl haben können, dass ihre BeitrĂ€ge oder Bedenken nicht berĂŒcksichtigt oder geschĂ€tzt werden. Diese Wahrnehmung der Ablehnung kann dazu fĂŒhren, dass das Team auf lange Sicht weniger UnterstĂŒtzung erhĂ€lt und sich die Stakeholder möglicherweise gegen das Team selbst wenden.Erster Schritt: Organisieren Sie Informationsveranstaltungen fĂŒr nicht-technische Interessengruppen, um den Entwicklungsprozess zu entmystifizieren und ihre sinnvolle Beteiligung zu erleichtern. Außerdem sollten Sie die Kommunikation und die Aktualisierungen so gestalten, dass sie fĂŒr alle Beteiligten zugĂ€nglich sind, damit sie sich effektiv in das Team und seine Arbeit einbringen können. Als vorbereitende Maßnahme auf Seiten des Scrum-Teams sollten Sie sich außerdem mit der Stakeholder-Landschaft Ihres Teams auseinandersetzen: Wen mĂŒssen Sie in welchem Umfang in Ihrer NĂ€he halten, um die Zukunft des Teams zu sichern?Unzureichende Ausbildung der Stakeholder:Manifestation: Die Teams gehen davon aus, dass die Stakeholder die agile Produktentwicklung im Allgemeinen und die Scrum-Prozesse und seine Rollen im Besonderen verstehen, was zu Verwirrung und Fehlausrichtung fĂŒhrt.Perspektive der Stakeholder: Ein grundlegendes VerstĂ€ndnis von Scrum ermöglicht es den Stakeholdern, sich am agilen Prozess zu beteiligen und ihn wirksam zu unterstĂŒtzen. Ohne dieses VerstĂ€ndnis besteht die Gefahr einer falschen Ausrichtung und Frustration, da die Stakeholder die Wichtigkeit ihre Rolle bei der UnterstĂŒtzung des Scrum-Teams, des Produkterfolgs oder der GrĂŒnde fĂŒr die Entscheidungen des Teams möglicherweise nicht verstehen.Erster Schritt: Entwickeln Sie ein maßgeschneidertes Schulungsprogramm fĂŒr Stakeholder, das die wichtigsten Scrum-Prinzipien und -Praktiken sowie die von ihnen erwarteten Rollen und BeitrĂ€ge abdeckt. Sie können ein effektives Programm auch fĂŒr Stakeholder erstellen, die in der Kunst der Entwicklung neuer Produkte völlig ungebildet sind. Erfahren Sie hier mehr ĂŒber ein erfolgreiches Schulungsprogramm fĂŒr Stakeholder: App Prototyping with Absolute Beginners – Creating a Shared Understanding of How Empiricism Works.

Zum Nachdenken anregende Fragen

Gibt es noch mehr, was wir darĂŒber wissen sollten, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren? Ziehen Sie z. B. die folgenden Überlegungen in Betracht:

Wie können Scrum-Teams ein Gleichgewicht zwischen den Erwartungen der Stakeholder und den realistischen LieferfÀhigkeiten herstellen?

Wie kann eine kontinuierliche AufklĂ€rung der Stakeholder die EffektivitĂ€t von Scrum-Prozessen verĂ€ndern? Und wie mĂŒssen die Stakeholder die Scrum-Teams die geschĂ€ftlichen Angelegenheiten schulen, um die Abstimmung zu verbessern?

Wie wirken sich eine transparente Risikokommunikation und die Einbeziehung von Stakeholder-Feedback — oder das Fehlen davon — auf die langfristige Beziehung zwischen Scrum-Teams und Stakeholdern aus?

Fazit

Eine erfolgreiche Scrum-Implementierung hĂ€ngt nicht nur von der Einhaltung von Prozessen ab, sondern auch von der Pflege intensiver, auf Vertrauen basierender Beziehungen zu den Stakeholdern. Es ist von entscheidender Bedeutung, hĂ€ufige Fallstricke wie zu hohe Leistungsversprechen, unzureichendes Engagement und mangelnde Sichtbarkeit zu ĂŒberwinden. Durch klare Kommunikation, AufklĂ€rung der Stakeholder und Abstimmung der PrioritĂ€ten können Scrum-Teams sicherstellen, dass ihre BemĂŒhungen mit den BedĂŒrfnissen der Stakeholder und den Unternehmenszielen ĂŒbereinstimmen, was letztlich zu einer unterstĂŒtzenden, kooperativen und effektiven Produktentwicklungsumgebung fĂŒhrt.

Wie verbessert Ihr Team die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.

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